“如果你在1968年对我说我能当个人效率顾问，”他说，“我肯定会说你根本不了解我。”他不停换工作（他计算了一下，35岁生日前他一共做过35份工作），直到他因在新时代做培训师期间表现出色而受邀为世界军用飞机市场的领军企业洛克希德等公司的经理人提供咨询服务。尽管这一履历有些古怪，但是艾伦认为从瘾君子和空手道教练到培训师和咨询顾问的发展存在一定的连贯性。他说，所有这些工作，都是为了追求内心的宁静，追求“心如止水”，这个词语是他从空手道课程那里学来的：“想象一下，把鹅卵石扔进平静的池塘，水会有什么反应？答案是，出现一圈圈与投掷力度和石块质量相称的涟漪，然后恢复平静。它不会反应过度，也不会反应不足。”
如果你想感受他的这一理念，可以参观他的办公室——那绝对令人羡慕。你能想到工效专家是秩序井然的，而他的公司总部也的确十分清爽，然而清爽到完全看不到任何文件，还是会令你大吃一惊。插一句，他的公司总部位于奥哈伊，南加州的一个小镇，靠近圣巴巴拉市。他的办公桌呈L形，右边是3层木架，每层都空空的，连收件箱都空空的。桌子左边是两层木架，上面放着十几本书和杂志，这些都是他留着坐飞机时看的。否则，他的桌子真的是干干净净。根据“4D”原则，一切没有做完（done）、没有委派（delegated）或者没有丢弃（dropped）的东西都搁置（deferred）在6个二屉文件柜里，文件柜里放着一排排文件夹，文件夹按字母顺序排列，字母标签是他电脑旁边的小机器打印出来的。你也许把所有这一切都解释为肛欲期强迫症的沉闷表现，但是艾伦再轻松不过了。
开始为负担过重的经理人提供咨询服务后，他看出了传统大局式管理计划（像写出使命陈述、定义长期目标、设置优先次序）的问题。他理解远大目标的必要性，但是他看出这些客户太过心烦意乱，无法把精力集中在眼前哪怕是最简单的任务上。为了描述他们的痛苦，艾伦使用了另外一个佛教意象“心猿”（monkey mind），意思是，心里东想西想，就像猴子一会儿跳到这棵树上一会儿跳到那棵树上。艾伦有时还使用另外一个比喻：猴子蹲在你的肩膀上，冲着你的耳朵唧唧喳喳，不断地猜测、插嘴，直到你想尖叫，“来人，让猴子闭嘴！”
“大部分人从未体验过那种除了正在做的事情外心中什么都不想的状态，”艾伦说，“那样的失调、那样的压力如果一月只有一次，是可以忍受的。但是，一月一次的状况已经成为了历史。现在，人们总在忙着应对焦虑，随时会麻木、迟钝或者发疯。”
艾伦不是教客户从目标着手思考如何实现目标，而是教客户从办公桌着手思考如何清理办公桌。他看出了传统建议的不切实际，比如，有条规则是，绝不要触碰一份文件一次以上——理论上很好，实际上不可能。你要如何处理一个提醒你下周开会的备忘录呢？艾伦记得他做旅行代理时使用过一个工具——到期票据登记簿。备忘录可以像飞机票一样放在文件夹里，存到要用的那一天。这样，办公桌可以保持整洁，在用到备忘录之前，备忘录都不会让你分心。艾伦的到期票据登记簿，包括12个“月文件夹”（月，是指当年的每月）和31个“日文件夹”（日，是指当月的每日），被追随者争相效仿，一个很受欢迎的生活窍门网站就以其命名：43folders.com。
除了把文件从办公桌上移走外，到期票据登记簿还除掉了一个焦虑源。一旦某件事情收藏在文件夹里，你就知道到期会得到提醒去处理。内心就不会有个声音不断唠叨你别丢掉或忘掉这个东西。艾伦还用其他办法消除内心的这种唠叨，比如关闭内心的“开放环路”（open loops）。“我从个人成长培训界学到了一课：自己与自己制定的协议是非常重要的，”他回忆说，“当你与自己制定了一个协议但没遵守，你就会破坏你对自己的信任。你可以糊弄任何人，除了你自己；如果你糊弄了自己，你就会付出代价。所以，你应该知道你与自己定下了什么协议。我们开设了一个工作坊，教人写下自己与自己制定的协议。”
当然，罗列目标的策略没有什么新鲜的。自《诺亚方舟》和《十诫》以来，所有励志书都会介绍列清单的策略。但是，在资深管理顾问迪安·艾奇逊（Dean Acheson，不是那个前国防部长）的帮助下，艾伦改进了这些策略。为了帮助客户条理化，艾奇逊先让客户列出所有目标和任务，大的小的，远的近的，模糊的精确的。客户不必为每个项目设截止日期或者做进度表，但是必须为每个目标或任务确定下一步具体采取什么行动。
“迪安让我坐下，帮我清空大脑，”艾伦说，“我思考了很多，自认非常有条理，于是以为自己已经搞定了。但是，结果还是让我吓了一跳。我想，这个方法确实有用！”之后，艾伦在为自己的客户提供咨询服务时就宣扬起“下步行动”（Next Action，GTD者将其简称为NA）的重要性。任务清单不该包括“准备妈妈的生日礼物”或者“处理税务”之类的条目。它必须具体到下步行动，像“开车到珠宝店”或者“打电话给会计”。
“如果你的清单有一条是‘写感谢信’，那么，只要你有纸有笔，这就是一个很好的下步行动，”艾伦说，“但是，如果你没有纸，那么你就会下意识地知道你写不了信，进而回避清单、拖延下去。”其中的区别也许听起来容易理解，但是人们总是搞错。听说蒂尔尼在《搞定：无压工作的艺术》的启发下在智能手机上安装了GTD程序后，艾伦打赌其NA清单上的大部分条目并不可以立即执行。不出所料，艾伦发现其NA清单上尽是“联系mint.com研究员”或者“向埃丝特·戴森（Esther Dyson）请教自我控制问题”之类的条目——太含糊，不符合GTD标准。
“你要如何联系或请教他们？”艾伦问，“你已经有了他们的电话号码或者邮箱地址吗？你决定了是打电话还是写邮件吗？其中的细微区别很重要。NA清单上的各个条目，要么吸引你，要么排斥你。如果你之所以说‘请教埃丝特’是因为你没有想好下步到底做什么，那么有一部分你是不想看清单的。你在回避潜意识中的焦虑。但是如果你说‘给埃丝特写邮件’，那么你的想法是，‘哦，我可以做那个’，于是你前进了，觉得自己完成了某件事。”
几年前，科技作家丹尼·奥布赖恩（Danny O’Brien）给他认识的70个“格外多产的”人发放问卷，询问他们把工作生活打理得井井有条的秘诀。结果，大部分人说他们并没使用特别软件或其他高级工具，但是很多人说他们的做法符合GTD系统——这个除了要求纸、笔、文件夹外不要求其他复杂东西的系统。然而，尚未有研究者拿GTD者与对照组作比较。但是，压力研究得到的证据支持艾伦观察到的东西。心理学家也一直在研究如何消除“心猿”。不过，他们用另外一个词语称呼这一效应。
蔡氏效应
根据心理学家之间流传的说法，这一效应的发现始于20世纪20年代中期柏林大学附近的一顿午餐。柏林大学一群人去餐厅吃饭，都对同一个服务员下单。这个服务员没有用纸笔记录，只是不断点头。最后，他给每个人端来的东西都没错。他超强的记忆力让这一群人大为惊叹。大家吃完饭后，离开了餐厅。其中有个人（不清楚到底是谁）发现自己把东西落在了餐厅，于是回去取。他找到那个服务员，希望服务员超强的记忆力能够帮到他。
但是，服务员什么都记不起来。他不知道这个客人是谁，更不用说记得这个客人坐在哪儿。丢东西的人问服务员为何这么快就忘掉了一切，服务员解释说他只把每个单子一直记到上菜之时。
那群吃饭的人中有个年轻的心理学学生，她是俄国人，名叫布卢玛·泽伊加尔尼克（Bluma Zeigarnik），她的导师就是很有影响力的思想家库尔特·勒温（Kurt Lewin）。勒温听说了这个事情后，就思考背后是不是有个更一般的原则。人类记忆是否严格区分已完成的任务和未完成的任务？他们开始观察那些做拼图游戏时被打断的人。他们的研究，以及接下来几十年的很多研究，证实了著名的“蔡氏效应”（Zeigarnik effect）：任务未完成、目标未实现，脑子里就会有个声音不断提醒你去完成任务、实现目标。然而，一旦任务完成了、目标实现了，脑子里的那个声音就会消失。
